Nécessité de plusieurs standards de documents

Les discussions autour des formats de documents standardisés couvrent plusieurs aspects. Des efforts sont nécessaires pour régler ces problèmes importants, afin de comprendre comment ils affectent les formats de documents et ce qui peut être fait pour chacun. Certains de ces aspects sont les suivants :

• liberté de choisir un format qui réponde aux besoins de la tâche en cours ;
• formats de documents qui peuvent être facilement échangés entre plusieurs applications et systèmes ;
• indépendance vis-à-vis des applications, des fournisseurs ou des plateformes spécifiques pour échanger les documents ;
• compatibilité maximale avec les documents existants ;
• conservation des documents pour la gestion des enregistrements et l'archivage ;
• formats de documents qui prennent en charge les exigences des langages étendus et des technologies d'assistance ;
• prise en compte d'une grande variété d'applications, d'utilisations et de fonctionnalités ;
• protection des informations stockées dans les documents contre les utilisations indésirables.

Ces objectifs nourrissent un fort désir d'indépendance, de choix, d'innovation et de liberté pour les applications. Cela reflète également un fort désir des organisations d'obtenir plus de bénéfices des logiciels qu'ils possèdent déjà afin de réaliser un meilleur travail d'intégration entre les systèmes de bureaux et les systèmes de traitement d'arrière-plan. Il existe de nombreux facteurs qui peuvent être pris en considération, mais cette liste présente un défi formidable pour les organisations qui veulent comprendre ce qu'impliquent les formats de documents standardisés pour leurs environnements informatiques.

Beaucoup de ces objectifs peuvent être en conflit. Par exemple, un format de document convenant aux archives a-t-il besoin de protéger les contenus contre une utilisation indésirable ? Doit-il également prendre en charge les mises à jour en temps réel et l'échange d'informations nécessaires à l'intégration avec les autres applications et systèmes ? Il semble que beaucoup d'objectifs pertinents pour les standards de formats de documents reflètent la diversité de l'utilisation des logiciels. Il semble également qu'un seul format ne peut raisonnablement pas satisfaire tous ces objectifs.

Les utilisateurs des services des secteurs privés ou publics souhaitent profiter des avantages des formats de documents standardisés et ouverts, mais souhaitent également conserver leur capacité à travailler avec le contenu de leurs documents existants. Comme dans chaque domaine technologique, la compatibilité descendante est une fonctionnalité souhaitable. Microsoft a travaillé avec d'autres acteurs de l'industrie pour concevoir et fournir des informations sur le standard Office Open XML de l'Ecma («Open XML») afin d'atteindre cet objectif.

Open Document Format (ODF)

En 2006, un autre standard de format de document a été certifié par l'Organisme International de Normalisation (ISO). Open Document Format (ODF) vient du format «Format Open Office XML», certifié par OASIS comme un standard de format de document en 2005. Conçu à l'origine comme format de document pour OpenOffice.org, ODF était destiné à être une spécification de format de documents qui permettait l'échange entre OpenOffice.org et d'autres applications prises en charge. L'intérêt de OpenOffice.org s'est accéléré après la déclaration du Commonwealth du Massachusetts annonçant que les formats de fichiers ouverts devaient être utilisés pour l'échange de documents entre les administrations publiques. Cette politique a soulevé un grand nombre de questions importantes sur les standards de document, y compris sur le rôle du format PDF, l'accessibilité et les technologies d'assistance, et même sur les programmes nécessaires à la lecture et l'écriture au format ODF.

Le format ODF a été conçu pour représenter les fonctionnalités des produits de OpenOffice.org, et était appelé à l'origine «Format Open Office XML.» Contrairement à Open XML, qui est spécifiquement conçu pour intégrer les informations des fichiers existants, ODF n'est pas optimisé pour représenter le contenu présent dans les documents existants mais a uniquement été conçu pour rendre les informations créées par une application. Par exemple, le comité technique ODF de l'organisme de certification OASIS a déclaré qu'un langage de balisage standardisé pour les formules de feuilles de calcul (par exemple «Somme» et «Moyenne») était «hors du cadre» de leur charte.

Aujourd'hui, le format ODF est également pris en charge par la plupart des suites bureautiques professionnelles. Les utilisateurs de Microsoft Office peuvent télécharger et installer un plugin gratuit à partir de la communauté de logiciels libres pour convertir leurs documents au format ODF. Open Office utilise également le format ODF. Corel a annoncé la prise en charge du format ODF en 2007. D'autres applications bureautiques professionnelles telles que KOffice, AbiWord et autres, prennent en charge le format ODF.

Ces deux formats ne sont-ils pas conçus pour faire la même chose ?

La rhétorique environnant la standardisation des formats ODF et Open XML a entraîné des débats sur les mérites de chaque format. Les partisans de ODF prétendent que Open XML et ODF sont conçus pour le même objectif et qu'il ne devrait exister qu'un seul format. Les défenseurs de Open XML, ainsi qu'un grand nombre d'utilisateurs, soutiennent l'idée que Open XML et ODF sont conçus pour des objectifs différents et qu'ils répondent à des besoins différents des utilisateurs, comme PDF, RTF, HTML et les innombrables formats de textes et de documents qui existent.

De nombreux arguments sont avancés concernant la procédure de standardisation de ODF et de Open XML. Beaucoup débattent sur des détails techniques des spécifications, d'autres débattent des conditions dans lesquelles la propriété intellectuelle des formats de fichiers devrait être mise à disposition. En vérité, les formats Office Open XML de l'Ecma et ODF partagent beaucoup de ressemblances dans la procédure de standardisation. Les deux standards subissent une longue étude technique impliquant des représentants de nombreuses entreprises et d'autres parties intéressées. Les deux formats proviennent de logiciels. ODF provient de Open Office (et était initialement appelé «Format de documents Open Office XML»), et Open XML résulte des formats de fichiers propriétaires, comme .doc, .xls, et .ppt, des versions précédentes de Microsoft Office.

Les réelles différences entre ODF, Open XML et d'autres formats ne se trouvent pas dans les politiques ou la rhétorique. En la comparant à Open XML, la spécification de ODF est courte et simple, mais n'est pas optimisée pour représenter le contenu des documents existants. La spécification de Open XML est optimisée pour le niveau de précisions et de détails nécessaires au traitement des milliards de fichiers existants, y compris une spécification complète pour les formules de feuilles de calcul et beaucoup d'autres fonctionnalités qui manquent dans la spécification de ODF. Open XML offre également la capacité unique d'héberger des langages de données définis par le client à l'intérieur du format de document. Les organisations peuvent utiliser Open XML pour intégrer des informations issues d'applications et de systèmes différents sans avoir à les convertir. Cette capacité est une innovation clé pour les développeurs cherchant à incorporer des informations commerciales en temps réel dans leurs documents, ou bien pour ceux qui cherchent à «coder» les documents avec leur propre système de catégorisation afin d'améliorer la compréhension de leurs contenus.

La prise en charge des formats ODF et Open XML, aussi bien que PDF, RTF, HTML, dans les suites bureautiques suppose une reconnaissance de la réalité qui est que les utilisateurs ont besoin de plusieurs formats de fichiers pour travailler. Pour prendre en charge l'étendue des besoins de formats de document, plusieurs projets de convertisseur sont en cours de développement afin de faciliter la conversion entre les formats Open XML, ODF, UOF, PDF et les autres. En effet, pour les utilisateurs qui souhaitent utiliser plusieurs formats, leurs besoins sont satisfaits par les développeurs, qui conçoivent des programmes prenant en charge plusieurs formats, et par l'utilisation de convertisseurs pour échanger des données entre ces programmes.

Est-il possible de n’avoir qu'un seul format de document ?

Lorsqu'on se pose cette question, il est important de la rapporter à un exemple de la vie courante. La plupart des administrations ont besoin de véhicules pour assurer leurs services. Que ce soit des camions d'incendie, des ambulances, des voitures de patrouille de police, des véhicules de transport de prisonniers, des poids lourds, des chasse-neige ou autres, la variété des tâches et des besoins de la population requiert d'un service public qu'il ait le choix d'utiliser le véhicule adapté à la mission. De même, utiliser plusieurs formats de fichiers a différentes significations pour beaucoup d'individus et un unique format de document ne peut pas répondre à tous les besoins selon les situations dans lesquelles les documents sont créés et utilisés. Tout comme une ambulance n'est pas le meilleur moyen de nettoyer les rues et qu'un chasse-neige est inutile pour transporter des voyageurs vers leur travail, la réalité de l'utilisation des logiciels d'aujourd'hui demande qu'il existe un nombre important de formats de fichiers pour satisfaire la diversité des besoins des applications. Les formats de fichiers d'images, les formats de documents modifiables, les formats de documents réparés, les formats d'archives, les formats de feuilles de calcul, les formats de pages d'accueil, les formats de courriers électroniques, les formats d'organigrammes, et beaucoup d'autres, existent pour satisfaire les besoins d'utilisation des logiciels. Certains formats de document sont optimisés pour permettre une représentation statique et fixe des informations afin qu'elles ne soient jamais modifiées. Les formats de documents modifiables sont conçus pour permettre les modifications. Les formats spécifiques, tels que les formats de documents des feuilles de calcul ou des pages d'accueil, sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques des applications et des systèmes concernés.

Imaginez un scénario commun impliquant les formats PDF, Microsoft Office Excel et Microsoft Project. Tous ces programmes partagent des informations et peuvent représenter les informations d'un projet spécifique à tout moment. Les données de ces formats ayant différents objectifs, la fusion de celles-ci en un unique format n'aurait aucun sens. L'objectif des documents PDF pour cette application serait de présenter la version finale des informations. Excel peut être utilisé pour effectuer une analyse des données, ce que ne permet pas le format PDF. Un fichier MS Project contient des informations concernant les tâches et les ressources modifiables par le propriétaire du projet mais ne permet ni l'analyse ni une large distribution dans un format final. La combinaison de ces formats de documents n'aurait pas de sens.

En réalité, ce concept d'échange de format de documents, qui comprend l'utilisation dans plusieurs applications et une compatibilité maximale avec les documents existants, exige la capacité de choisir les formats qui correspondront le mieux aux tâches en cours. L'obligation légale d'utiliser un seul format de documents apparaît comme une mesure arbitraire qui ne reflète pas la réalité de l'utilisation des logiciels d'aujourd'hui.

ANNEXE : Exemples de multiplication des standards qui augmente l'innovation et le choix des clients.

Il est assez fréquent de voir des standards (y compris plusieurs standards ISO/CEI) dont les objectifs se recoupent. Le recoupement est garanti, et favorise les innovations, quand ces standards répondent à des besoins distincts des utilisateurs.

• Formats de média numériques
  • Données d'images. Il existe de nombreux standards pour stocker les données des images numériques, par exemple, CGM (un standard ISO/CEI), ASCII drawing interchange, DPX (un standard ANSI/SMPTE), GIF, JPEG (un standard ISO/CEI), et PNG (un standard ISO/CEI), pour n'en citer que quelques-uns. Chacun de ces formats répond à des besoins similaires mais recoupés pour les dessins, les images fixes, les images numérisées, les animations, les arts graphiques, etc.
  • Vidéo Il existe beaucoup de standards similaires pour encoder et compresser les vidéos numériques, par exemple : MPEG-1 (un standard ISO/CEI) — utilisé pour les CD de vidéos ; MPEG2 (un standard ISO/CEI) — utilisé pour les DVD et Super VCD, ainsi que pour les signaux de télévision numérique distribués par les diffuseurs, les opérateurs du câble et les opérateurs de satellites de diffusion directe ; MPEG-4 (un standard ISO/CEI) — approprié pour les distributions en ligne de vidéos longues durée ; H.264 (développé conjointement par ISO/CEI et ITU-T) — pour fournir une haute qualité vidéo à un débit plus faible que les standards précédents. Il existe également un grand nombre de standards similaires pour les interfaces numériques utilisées pour transférer rapidement des vidéos numériques, par exemple FireWire (un standard IEEE), HDMI, SDI (un standard ITU-R et SMPTE), DVI, UDI, DisplayPort (un standard VESA) et USB.
• Formats de documents existants
  • Nous avons aujourd'hui (et nous continuerons d'en avoir besoin) de nombreux standards de formats de documents similaires pour répondre aux besoins des différents utilisateurs, et plusieurs d'entre eux sont des standards ISO/CEI existants, notamment HTML, ODF et PDF/A. En effet, les directives du JTC1 elles-mêmes comprennent une liste des différents types de formats standard qui peuvent être utilisés avec des documents JTC1 distribués avec différents objectifs (voir Directives JTC1, 5ème Édition, Version 2.0, Annexe H). Par exemple, la politique du JTC1 mentionne six formats différents qui sont — HTML, TXT, DOC, PDF, WP et RTF — et les classes de «hautement recommandé» à «pas recommandé» pour différents objectifs, par exemple pour l'utilisation dans les documents standard, de navigation Web ou dans les documents complexes. Plusieurs formats sont classés comme «hautement recommandé» ou «possible» pour une même utilisation d'un document, soulignant ainsi la valeur des nombreux formats de documents qui répondent aux même besoins.
• Formats de TV numériques
  • En 1996, lorsque la FCC a adopté le standard ATSC DTV, celle-ci a choisi de ne pas imposer de format de vidéo spécifique au motif que cela «induirait un choix et une diversité d'équipements plus importants, permettrait plus de concurrence entre les entreprises de logiciels et d'équipements informatiques en favorisant l'interopérabilité et produirait des avantages plus importants pour les consommateurs en permettant une augmentation de l'offre de nouveaux produits et services.» De plus, la FCC a préféré «permettre aux consommateurs de choisir quels formats sont les plus importants pour eux,» ce qui aurait accéléré l'adoption de la diffusion numérique.
  • En permettant les transmissions utilisant un balayage entrelacé ou progressif, avec une résolution de 480, 720 ou 1080 lignes, et le format d'image 16/9ème, la FCC a cherché à «favoriser la concurrence entre les aspects de la technologie dont nous ne pouvons pas prédire l'issue et choisi de faire confiance au marché et à la demande des consommateurs.» Elle a également conclu que «permettre au marché de tester et choisir les formats vidéo éviterait le risque d'une mauvaise intervention du politique sur le marché.»
• Standards sans fil
  • Dans la famille des standards sans fil 802.11 développée par l'IEEE, les protocoles Wi-Fi et Bluetooth ont été fréquemment perçus comme étant en concurrence et mutuellement incompatibles l'un avec l'autre. Cependant, avec le temps, le Wi-fi et le Bluetooth ont été considérés comme répondant à différents segments du marché car, — le premier, avec une meilleure portée, sert mieux les besoins des réseaux familiaux et de travail tandis que le deuxième, avec une distance beaucoup plus limitée, est devenu le meilleur choix pour les appareils de poche et autres petits appareils électroniques grand public. Parmi les autres standards similaires, on trouve ceux adoptés par l'Infrared Data Association (IrDA) qui permettent l'échange de données à courte distance par lumière infrarouge pour les réseaux personnels (PAN).