La necesidad de que existan varios estándares para documentos

Hay múltiples aspectos que intervienen en la discusión acerca de los formatos de documento estandarizados. Es necesario hacer un esfuerzo para poner orden en todos ellos y poder así entender cuál es el impacto de los formatos de documentos y qué se puede hacer al respecto. Entre estos aspectos se incluyen los siguientes:

• Libertad para elegir un formato que se ajuste a las necesidades de la tarea que se tiene entre manos
• Formatos de documento que pueden ser compartidos con facilidad por varias aplicaciones y sistemas
• Evitar la dependencia respecto a determinadas aplicaciones, proveedores o plataformas para el intercambio de documentos
• Máxima compatibilidad con documentos preexistentes
• Conservación de documentos para fines de administración de registros y archivo
• Formatos de documento compatibles con los distintos aspectos ligados al idioma y con los requisitos de la tecnología de asistencia
• Toma en consideración de la increíble variedad de aplicaciones de software, usos y funcionalidades
• Protección frente a un uso no deseado de la información almacenada en documentos

Todos estos objetivos reflejan un fuerte deseo de independencia, capacidad de elección, innovación y libertad en cuanto a las aplicaciones de software. También reflejan la clara necesidad de las organizaciones de sacar un mayor partido de las aplicaciones con las que ya cuentan y de realizar una mejor integración de sus escritorios con los sistemas de servidores. Existen muchos otros factores que podrían considerarse, pero esta lista ya representa un enorme desafío para las organizaciones que intentan asumir la importancia de los formatos de documento estandarizados para sus sistemas informáticos.

Muchos de estos objetivos pueden entrar en conflicto entre sí. Por ejemplo, ¿debe un formato de documento adecuado para archivos proteger el contenido de los mismos frente a un uso no deseado?, ¿debe admitir las actualizaciones en tiempo real y el intercambio de información necesarios para la integración con otras aplicaciones y sistemas? Se diría que esa multiplicidad de objetivos provechosos de los estándares de formato de documento refleja la diversidad en el uso del software. Se diría también que un único formato no puede satisfacer completamente todos estos objetivos.

Los usuarios de entidades públicas y privadas quieres aprovechar las ventajas de los formatos de archivo estandarizados y abiertos, pero también conservar su capacidad de trabajar con el contenido de los documentos preexistentes. Como en cualquier otra área de la tecnología, la compatibilidad con versiones anteriores es una característica esencial. Microsoft trabajó en colaboración con otras entidades de la industria para crear y documentar el estándar Office Open XML de Ecma ("Open XML") y lograr este objetivo.

Open Document Format (ODF, formato de documento abierto)

En 2006, la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) ratificó otro estándar de formato de documento. Open Document Format (ODF, formato de documento abierto) tiene sus orígenes como el "formato Open Office XML,", ratificado por OASIS como un estándar de formato de documento en 2005. Diseñado originalmente como un formato de documento para OpenOffice.org, ODF estaba destinado a ser una especificación de formato de documento que posibilitara el intercambio entre OpenOffice.org y otras aplicaciones compatibles. El interés en OpenOffice.org se aceleró con la declaración del Estado de Massachusetts que establecía que los formatos de archivo abiertos se utilizarían para el intercambio de documentos entre los distintos organismos gubernamentales. Esta directiva suscitó una serie de importantes interrogantes respecto a los estándares de documentos, entre ellas, la función de PDF, la tecnología de accesibilidad y asistencia e incluso los programas necesarios para leer y escribir ODF.

ODF está diseñado para representar funcionalidad en productos de OpenOffice.org y fue originalmente designado con el nombre de "formato Open Office XML." A diferencia de Open XML, que está pensado para transferir información de archivos heredados, ODF no está optimizado para representar contenido existente en documentos ya creados; se diseñó solamente para reflejar la información creada por una aplicación. Por ejemplo, el comité técnico de ODF perteneciente al organismo de estándares OASIS declaró que un lenguaje de marcado estandarizado para fórmulas de hoja de cálculo (como "SUMA" y "Promedio") estaba "fuera del ámbito" de sus cometidos.

ODF es también compatible con la mayoría de los paquetes de productividad empresarial actuales. Los usuarios de Microsoft Office pueden descargar e instalar un complemento gratuito desde la comunidad de software de código abierto para convertir documentos a ODF. Open Office también utiliza ODF. Corel anunció compatibilidad con ODF en 2007. Otras aplicaciones de productividad empresarial, como KOffice, AbiWord, entre otras, también son compatibles con ODF.

¿Se trata de dos formatos diseñados para hacer lo mismo?

La literatura alrededor de la estandarización de ODF y Open XML generó un debate sobre los méritos de cada uno de estos formatos. Los que se decantan por ODF afirman que Open XML y ODF están pensados para los mismos fines y que debería existir un único formato. Los defensores de Open XML, y la mayoría de los usuarios, apoyan la idea de que Open XML y ODF están pensados para cubrir objetivos diferentes y satisfacer distintas necesidades de los usuarios, al igual que PDF, RTF, HTML y los innumerables formatos de texto y documento existentes.

Se lanzan muchos argumentos acerca del proceso que llevó a la estandarizaron ODF y Open XML; algunos discuten sobre detalles técnicos mínimos dentro de las especificaciones, otros sobre los términos bajo los cuales se debe poner al alcance del usuario la propiedad intelectual de los formatos de archivo. En realidad, la estandarización de los formatos Office Open XML de Ecma y Open Document comparte muchas similitudes. Ambos estándares fueron sometidos a un largo proceso de revisión técnica, efectuado por representantes de varias empresas y de otras entidades interesadas. Ambos formatos tienen su origen en productos de software: ODF surgió a partir de OpenOffice (fue designado originalmente con el nombre de "formato Open Office XML") y Open XML es reflejo de los formatos de archivo propietarios .doc, .xls y .ppt de las versiones anteriores de Office.

Las auténticas diferencias entre ODF, Open XML y otros formatos no residen en asuntos de política o de la lógica del discurso con que se presenten. En comparación con Open XML, la especificación ODF es corta y simple, pero no está optimizada para representar el contenido de documentos preexistentes. La especificación Open XML está optimizada para lograr el nivel de precisión y detalle necesario para la transferencia de millones de archivos existentes, incluida una especificación completa para fórmulas de hoja de cálculo y muchas otras características ausentes en la especificación ODF. Open XML también ofrece la capacidad exclusiva de hospedar lenguajes de datos definidos de manera personalizada dentro del formato de documento. Las organizaciones pueden utilizar Open XML para incluir información desde otras aplicaciones y sistemas sin tener que traducirla primero. Esta capacidad es una innovación fundamental para los desarrolladores que quieren incorporar información empresarial en tiempo real en sus documentos o para los que quieren "etiquetar" documentos con un sistema de categorización propio para mejorar la comprensión de sus contenidos.

La compatibilidad con ODF y Open XML, así como con PDF, RTF, HTML, en los paquetes de productividad supone el reconocimiento de que los usuarios necesitan muchos formatos de archivo para llevar a cabo su trabajo. Para hacer posible que la gran variedad de formatos de documento necesarios sean compatibles, se están desarrollando muchos proyectos de traducción que podrán facilitar la conversión entre formatos Open XML, ODF, UOF o PDF, entre otros. De hecho, para satisfacer las necesidades de los usuarios que desean utilizar varios formatos, muchos desarrolladores están trabajando en el diseño de productos compatibles con varios formatos. Estos usuarios cuentan también con traductores que les permiten intercambiar datos entre ellos.

¿Es posible tener un único formato de documento?

A la hora de abordar esta cuestión, es útil compararla con un ejemplo del mundo real más fácil de entender. La mayoría de los gobiernos necesita vehículos para realizar las diferentes tareas. Ya se trate de coches de bomberos, de policía, ambulancias, vehículos para el transporte de presos, de transporte colectivo, máquinas quitanieves o cualquier otro servicio, la gran variedad de tareas y necesidades de la colectividad requiere que el gobierno disponga de la flexibilidad suficiente para utilizar el vehículo adecuado a cada trabajo. Del mismo modo, los formatos de archivo abiertos tienen significados diferentes para los distintos usuarios. Un formato de documento no puede cubrir la lista de necesidades que surgen de la multitud de escenarios en los que se crean y usan documentos. Al igual que una ambulancia no es la opción adecuada para el servicio de limpieza de las calles y que la máquina quitanieve no es práctica para el transporte de los ciudadanos a su lugar de trabajo, la realidad actual del uso de software aconseja la existencia de muchos formatos de archivo para satisfacer la increíble diversidad de necesidades existente en cuanto a aplicaciones de software. Formatos de archivo de imagen, formatos de documento editable, formatos de documento fijo, formatos de archivo, formatos de hoja de cálculo, formatos de diseño de página, formatos de correo electrónico, formatos de diagrama e innumerables tipos de formato más existen para cubrir las múltiples necesidades en el uso del software. Algunos formatos de documento están diseñados para presentar una representación fija y estática de información de manera que ésta no se pueda modificar nunca. Los formatos de documento modificable están diseñados para maximizar la posibilidad de modificar el documento. Otros formatos, como los formatos de documento de hojas de cálculo o de diseño de página, están pensados para adaptarse a necesidades concretas de determinados sistemas y aplicaciones de software.

Imaginemos un escenario habitual en que están implicados PDF, Microsoft Office Excel y Microsoft Project. Todos estos programas comparten información y muchos representan información de un proyecto específico en un momento determinado. Pero no tiene sentido unirlos en un único formato porque los datos representados en ellos están destinados a propósitos diferentes. Los documentos PDF de esta aplicación tienen como objetivo presentar las versiones finales de la información. Excel se puede utilizar para realizar un análisis de datos, finalidad a la que no se adapta PDF. El archivo Project contiene información acerca de tareas y recursos que el propietario del proyecto puede modificar y no es adecuado para el análisis ni para la amplia distribución del archivo en un formato final. La combinación de estos formatos de documento no tendría mucho sentido.

De hecho, los auténticos principios del intercambio de formato de documento, entre los que se incluyen el uso de varias aplicaciones y las máxima compatibilidad con los documentos preexistentes, exigen contar con la capacidad de elegir los formatos que mejor se adaptan a la tarea que estamos realizando. Legislar o exigir el uso de un único formato de documento es una medida arbitraria que no refleja la realidad del uso actual del software.

APÉNDICE: ejemplos de estándares superpuestos que mejoran las posibilidades de elección del usuario e incentivan la innovación

Es relativamente habitual la existencia de estándares cuyos ámbitos se superponen (incluidos varios estándares ISO/IEC). La superposición está justificada y fomenta la innovación cuando los estándares satisfacen necesidades distintas de los usuarios.

• Formatos de medios digitales
  • Datos de imagen. Existen múltiples estándares para el almacenamiento de datos de imagen digital. Por ejemplo, CGM (estándar ISO/IEC), intercambio de dibujos ASCII, DPX (estándar ANSI/SMPTE), GIF, JPEG (estándar ISO/IEC) y PNG (estándar ISO/IEC), por nombrar algunos ejemplos. Cada uno de estos formatos satisface requisitos similares y que se superponen para dibujos, imágenes fijas, imágenes digitalizadas, animaciones o diseños de gráficos, entre otros.
  • Vídeo. Existen muchos estándares superpuestos para codificar y comprimir vídeo digital, como: MPEG-1 (estándar ISO/IEC), utilizado para CD de vídeo; MPEG2 (estándar ISO/IEC), utilizado para DVD y Super-VCD, así como para señales de televisión digital distribuidas por difusoras, operadores de cable y satélites de difusión directa; MPEG-4 (estándar ISO/IEC), apropiado para distribución en línea de vídeos extensos; y H.264 (desarrollado conjuntamente por ISO/IEC y ITU-T), creado para proporcionar alta calidad de vídeo a velocidades de bit bastante más bajas que en estándares anteriores. Asimismo, existe un gran número de estándares de interfaz digital superpuestos que se utilizan para transferir vídeo digital a alta velocidad, como FireWire (estándar IEEE), HDMI, SDI (estándar ITU-R y SMPTE), DVI, UDI, DisplayPort (estándar VESA) y USB.
• Formatos de documento existentes
  • Hoy en día disponemos de múltiples estándares de formato de documento superpuestos (y vamos a seguir necesitándolos) que se adaptan a las necesidades de distintos tipos de usuarios. Algunos de ellos son actuales estándares ISO/IEC, como por ejemplo HTML, ODF y PDF/A. De hecho, las mismas directivas de JTC1 incluyen una lista de diferentes tipos de formato estándar que se pueden utilizar con documentos JTC1 que se distribuyen con diversos propósitos (consulte las Directivas JTC1, 5ª edición, versión 2.0, anexo H, en inglés). Por ejemplo, la directiva JTC1 hace referencia a seis formatos distintos, HTML, TXT, DOC, PDF, WP y RTF, y los clasifica desde "muy recomendable" hasta "no recomendable" atendiendo a diferentes propósitos, como el uso en estándares, navegación por Internet o en documentos complejos. Varios de los formatos se clasifican como "muy recomendable" o "posible" para el mismo uso de documento, los que confirma el valor de múltiples formatos de documento que cubren la misma necesidad.
• Formatos de TV digital
  • In 1996, cuando la FCC adoptó el estándar ATSC DTV, rehusó autorizar un formato específico de vídeo compatible basándose en la conclusión según la cual esta decisión "generará una mayor capacidad de elección y diversidad de equipo, dará al equipo informático y a las empresas de software más oportunidades para competir mediante el desarrollo de la interoperabilidad y redundará en mayores beneficios para los consumidores pues favorece el incremento de la disponibilidad de nuevos productos y servicios." Lo que es más, la FCC apuntaba su preferencia por "brindar a los consumidores la posibilidad de elegir cuáles son los formatos más importante para ellos," , lo que aceleraría la adopción de difusión digital.
  • Permitiendo la transmisión mediante barrido entrelazado o progresivo, en 480, 720 o 1080 líneas de resolución, y en una relación de aspecto de 16 por 9 u en otra relación de aspecto, la FCC intentaba "fomentar la competencia en aquellos aspectos de la tecnología en los que somos menos capaces de predecir el resultado, prefiriendo en cambio confiar en el mercado y en la demanda del consumidor." El citado organismo concluía que "posibilitar que sea el mercado quien ponga a prueba y decida sobre los formatos de vídeo evita el riesgo de una intervención desacertada del gobierno en el mercado."
• Estándares de inalámbricos
  • De la familia IEEE 802.11 de estándares inalámbricos, se consideraba que los protocolos Wi-Fi y Bluetooth entraban en competencia directa y eran mutuamente excluyentes. Con el tiempo, se vino a considerar que Wi-Fi y Bluetooth están destinados a diferentes segmentos del mercado: el antiguo, con un mayor alcance, hogares mejor servidos y necesidades de red de oficina; y el posterior, con un alcance más limitado y que se convirtió en la mejor opción para dispositivos portátiles y otros pequeños aparatos electrónicos. Otros estándares superpuestos son los adoptados por la Infrared Data Association (IrDA, Asociación de Datos por Infrarrojos), cuyos estándares se establecen para intercambio de datos de corto alcance sobre luz infrarroja, para usos como redes de área personal (PAN).